¿QUÉ ES EL EXCEL?

Es una hoja de cálculo diseñada por Microsoft que es un paquete de Office, capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Los documentos de Excel se denominan hojas de trabajo compuesto por hojas de cálculo y trabajo que tienen la extensión xlsx para Excel 2010 y xls para Excel 2003, las cuales están dividas por filas y columnas.

¿PARA QUÉ SIRVE?

Permite construir planillas, cuadros estadísticos, registros de asistencia de notas, creación de gráficos e informes, realiza fácilmente tareas financieras y administrativas. Realiza cálculos colocados en una hoja de tabular, además de poder realizar una gráfica representativa de estos; con esta hoja es posible ordenar, combinar, separar, hacer referencias y aplicar formato a los datos que están siendo manipulados, así como crear gráficos y objetos que permitan representar los datos calculados.

¿QUÉ ES UNA REFERENCIA?

Es el nombre de la celda dado por la letra de la columna y el número de la fila.

TIPOS DE REFENRENCIAS DE CELDAS

-Referencias absolutas:

Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas.

-Referencias relativas:

Se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas.

-Referencias mixtas:


Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

¿CUÁNTAS FILAS Y COLUMNAS EXISTE?

En la actualidad las limitaciones son de 65.536 filas, y 256 columnas; estas limitantes vienen del sistema de almacenamiento binario, que determina el número de campos a almacenar.

¿QUÉ ES UNA FÓRMULA?

Son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operados y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (el signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

FAMILIA DE FUNCIONES

Base de Datos:

Analizan datos almacenados o datos grabados en listas o bases de datos.

Búsqueda y referencia:

Para buscar datos en listados de información. Éste tipo de funciones permiten automatizar, por
ejemplo, las tareas que se realizan en planillas de Facturación de ventas; donde el artículo a facturar, su precio y descripción, se extraiga de un listado de precios previamente ingresado, simplemente insertando el código del mismo

Estadísticas:

Permiten realizar cálculos estadísticos con datos, promedios, desviación estándar, etc. Se utilizan principalmente para cálculos que no determinan número absolutos.

Financieras:

Realizan toda clase de cálculos relacionados con valores bursátiles, amortizaciones, préstamos, inversiones, letras del tesoro, etcétera. También calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

Fecha y hora:

Sirve para poder realizar cálculos con fechas y horas, incluye funciones integradas de fecha y hora.

Información:

Obtiene información acerca de diferentes aspectos de las hojas de cálculo como tipos de datos en las celdas, tipos de error, entorno operativo, número de celdas en blanco dentro de un rango, etcétera. Algunas de ellas pueden ser utilizadas junto con las funciones lógicas ya que devuelven como resultado un valor lógico.

Lógicas:

Decide el contenido de una celda dependiendo de que la prueba lógica sea cierta o falsa y nos permite preguntar sobre el valor de otras y actuar sobre la respuesta obtenida. Funciones lógicas como Y, O, FALSO, VERDADERO, SI.

Matemáticas y trigonométricas:

Sirve para poder realizar o ejecutar cálculos matemáticos como logaritmos, valor absoluto, redondeo, etc., y en cálculos trigonométricos como operaciones con cálculos y funciones de conversión de grados a radiantes o viceversa.

Texto y Datos:

Convierte un valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales

Ingeniería:

Incluye funciones para trabajar con números complejos, conversión de números de unos sistemas de numeración a otros (decimal, binario, octal, hexadecimal, etc.), y algunas funciones utilizadas en el cálculo de parámetros de ingeniería.

Funciones de complemento y automatización:

Sirve para poder realizar un complemento de forma automática y no se requieren herramientas adicionales para registrar el código administrado como un ensamblado de COM. Con las macros podrá crear nuevas funciones, menús y automatizar tareas

Funciones de cubo:

Se utiliza para extraer datos OLAP (conjuntos y valores) de Analysis Service y mostrarlos en una celda. Sirve para realizar operaciones en cubos de datos.

Funciones externas:

Podemos ampliar el conjunto de funciones de Microsoft Excel con otras que se cargan mediante programas de complemento, que son programas suplementarios que agregan funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.

ERRORES COMUNES QUE MUESTRA EXCEL

#¡valor!

Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto

#¡div/0!

Se produce cuando se divide un número por cero (0).

#¡ref!

Se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¿Nombre?

Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula

#N/A

Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula

#¡NUM!

Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función

#¡NULO!

Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan. El operador de intersección es un espacio entre referencias.